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通用企事業單位----OA辦公系統
通用企事業單位----OA辦公系統

一、艾貝斯OA辦公系統應用:
    作為提高企業機構辦公管理效率的基礎平臺,近年來,辦公自動化系統得到廣大企業機構的高度重視,紛紛構建起適合于自身應用特色的辦公自動化系統(OA),通過辦公自動化系統的成功推廣,逐步提高企事業機構的工作效率,提升管理質量,更好地向國際接軌。面對已經到來的知識經濟和我國加入WTO后所帶來的更廣闊的市場空間與更激烈的市場競爭,企事業機構對辦公自動化系統更加寄予厚望。
    目前,辦公自動化技術的內涵及外延都在發生改變。在企業信息系統中各種綜合技術的引用使辦公人員可以處理更為廣泛的業務和辦公信息,并使經營業務與辦公事務互相融合,即,根據業務分析形成公文文檔和報告或根據辦公流程中的公文信息形成或修改業務系統信息。網絡的發展拓展了OA的作用范圍,現代意義上的基于網絡的OA已經不僅僅是提高像打字錄入、編輯排版這樣的個人事務處理效率,甚至也不僅僅是實現公文收發、流轉、簽發、歸檔這樣的群組作業效率。事實上,網絡時代的OA是一種企業級跨部門運作的基礎信息系統,可以聯結企業各個崗位上的工作人員,可以聯結企業各類信息系統和信息資源。OA系統的運行不僅應當適應單位為提高運作效率而進行的機構調整,而且還可能促進企業資源合理配置的進程,甚至改革機構運作的流程。
    因特網的發展孕育著企業管理和經營模式的革命,同時也為辦公自動化系統提供了一個廣闊的舞臺。可以這樣看待辦公自動化與其它信息系統之間的關系:企業的辦公系統是所有員工與管理者都必須應用的系統,它結合有強大的通訊技術和工作流技術,它的信息多為文檔是上下文關聯的信息,主要面向于企業的日常運作和管理。而企業的信息系統(MIS 、ERP等)多處于相對專業的數據集合。結合兩者的優勢使企業的信息進行集成和有效地共享,讓企業信息能被所有需要信息的管理者和員工及時、有效的獲取和應用,充分發揮企業信息的作用,支持企業的運作管理,提高企業的整體反應能力,使企業在激烈的競爭中處于有利地位。
    北京艾貝斯時代科技發展公司為企業建設一整套具有企業特色,滿足企業實現辦公管理現代化,實現各種業務環節的量化管理和控制需要和發展要求的OA辦公系統。該系統是采用先進的EIB平臺與成熟的應用方案相結合,國際企業管理機制與適合中國國情的管理模式相結合,高性能,高可靠性,界面友好美觀,操作便捷,易用高效安全的OA辦公信息系統。使之能夠直觀、科學、準確、實時地反映企業管理,為企業的辦公管理提供決策依據,增強經濟效益和提高現代化管理水平,從而全面提升企業的競爭優勢。

二、設計原則
    從企業OA辦公系統的需求及我國信息化建設的實際進程出發,圍繞信息資源的綜合利用和原始數據積累、整理、挖掘這一主線索,既要立足現實,又要放眼未來;既要考慮對已有投資的保護,又要力圖發展,并不斷采用新技術。因此,應本著統籌規劃、由小到大、注重實效、安全可靠、配套發展的基本原則實施。該系統的設計應遵循以下原則:
   (1)開放性和互聯性
    應用開發遵循ISO、GB和行業標準、規范,須符合《GB8566-88 計算機軟件開發規范》、《GB8567-88計算機軟件產品開發文件編制指南》、《GB9385-88計算機軟件需求說明編制指南》、《GB9386-88計算機軟件測試文件編制規范》等。
能支持現有各種常見的網絡環境以及相應的網絡傳輸協議。
以數據為核心將多個應用軟件集成一個整體的辦公自動化系統。
OA系統應能與其他業務系統實現互操作并能進行有效地數據交換和信息共享。
   (2)高可用性和可靠性
    系統運行穩定,有較強的防錯、容錯、糾錯、錯誤提示及處理能力
有較強的故障恢復和應急措施,保證日常事務不間斷地正常運行。
隨時的決策支持能力,業務人員的日常事務處理不需要頻繁的IS人員支持。
保證系統是一個有機整體,并當某節點發生意外故障時,不會導致整個系統的癱瘓。  
   (3)先進性和成熟性
    采用的設計技術符合當前的技術發展方向、具備先進性產品已在其他企業成功實施和運行的優先考慮。

   技術服務和技術支持有優質、長期、穩定的技術人員。
   (4)安全性和保密性
   系統應具有對主要環節的監視、控制功能,在軟件級、系統級、應用級、企業級均有較高安全機制。
   具有通過內部的權限控制,可防止執行超越權限及超越數據范圍的操作。
   系統分級分層授權,數據分級分層分范圍管理,保證業務信息安全和保密。
   有充分考慮在網絡、操作系統、數據庫、應用等方面的安全性具有合理的日志和規章制度
   (5)易用性
    具有良好的人機操作界面,易學、易用、易維護可視化的網絡監控和管理
    為郵件系統用戶提供多種訪問方式,支持移動用戶,郵件系統用戶可根據工作需要靈活地選擇訪問郵件系統的方式。
   (6)方便維護和易擴充性
    應用系統采用模塊化設計,可根據需要拆掛、組合系統(包括菜單以及功能設置)參數化,具有靈活、方便的系統設計、維護,能實現系統的平滑升級和擴充。
   (7)兼容性
   能充分兼容利用已有設備和系統、已有數據的利用和有效的保護

三、系統特點
    1) 靈活方便的流程自定義功能,無需編程就可自定義出所需的各種工作流程,并提供嚴格的工作流程跟蹤,監控和統計功能;
    2) 公文流轉靈活,可以退回以前的工作,有權限的用戶可以跳轉到公文的任一個任務,并且可以從一個流程跳轉到另一個流程,比如收文可以轉為發文;
    3) 為了保證公文的正常流轉,系統對出差人員的公文處理在出差前、出差中和出差后的處理都有靈活的設置;
    4) 大量的自定義項,可適應各種類型的組織現在和將來對辦公自動化的需求;
    5) 初始設置自動化和友好的管理界面,使系統的應用與管理變得簡便;
    6) 界面菜單采用堆積木方法、操作簡單,所需辦理的工作一目了然;
    7) 文件的簽收可以自動發送回執,也可以手工發送回執;
    8) 與Microsoft Office、WPSoffice等通用辦公系統能無縫連接及相互導入導出,并實現公文修改的痕跡保留;
    9) 快速定制:靈活調整、自由擴展、自行維護、無限升級
    10) 可以直接調用掃描儀實現多頁文件的一次掃描、壓縮后加入文檔,從而簡化紙質文件的處理過程;而且掃描與應用系統無縫結合。文件以影像的方式在網上傳輸,提供文字識別功能,并且對掃描文件可以連續查看和超出屏幕的表格圖象的折疊查看;
    11) 能支持大屏幕、觸摸屏、掃描儀、手寫筆、條碼識別設備等多種輸入輸出手段;
    12) 能實現來文來電聲音及畫面等多種提示功能,即使用戶不進入系統也可以進行提醒;
    13) 文件收回功能,如果發錯的文件,用戶可以自行收回,也可以通過管理員強制收回;
    14) 通過角色和部門對權限進行管理,方便員工的工作調動和職務變動,實現一人多崗(一人最多可兼10個角色),一崗多人,只要在系統管理中進行相應的角色和部門修改,系統的所有權限相應修改完畢;
    15) 權限包括服務器訪問權限、數據庫訪問權限、表單與視圖訪問權限、文檔訪問權限、文檔字段訪問權限、區段與字段訪問權限、數據庫域和數據范圍訪問范圍權限控制等多個級別和多個類型。
    16) 數據范圍訪問范圍權限分為四類:全部、大局部、局部、單元;全部表示某類業務內的全部數據;大局部、表示權限擁有者能處理的某類業務的數據范圍是權限擁有者本人所在機構和同級機構及所有下屬機構所有發生的數據;局部表示權限擁有者能處理的某類業務的數據范圍是權限擁有者本人所在機構及下屬機構所發生的數據;單元表示權限擁有者能處理的某類業務的數據范圍是權限擁有者本人所在機構所發生的數據。在角色授權中數據范圍權限級別高的角色可對下一級相同角色授予級別小于自己的數據范圍權限。
   17) 系統管理員是OA系統的最高權限管理者,具備對整個系統的管理、運行監督、運行控制等等各種操作權限。
   18) 系統內權限分級管理,防止外部未授權用戶侵入企業內部,授權用戶越權、超越范圍使用;
   19) 打印和查看修改的權限可以由管理員自行定義;
   20) 支持移動辦公和跨地域的辦公模式;
   21) 完全支持Internet,可以通過前端瀏覽器來進行操作;
   22) 嚴密的安全機制和高可用性;特別對公章的管理,須有多重的保護;
   23) 系統具有監視、管理和控制功能,在系統級、應用級、企業級均有安全機制;
   24) 可以建立CA認證中心;
   25) 提供豐富的功能函數包,方便二次開發與集成以及功能擴展;結合關系數據庫技術,提供各種數據接口,與管理信息系統數據共享




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